Engagement RGPD de TALKR
La mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est d'une importance stratégique pour TALKR depuis 2012. Cela inclut notamment : le nom, un numéro d'identification, une adresse email, des informations génétiques, les adresses IP, toute empreinte numérique (photos…) etc.
Pour nous aider à la mise en conformité au RGPD, notre cabinet d'avocat dédié au droit de la propriété intellectuelle, de la propriété industrielle, des nouvelles technologies et sciences de la vie, nous accompagne dans notre démarche pour se régulariser dans ce sens.
Nos assistants virtuels sont utilisés dans divers secteurs privés et publics. Ces secteurs regroupent de temps à autres des données personnelles plus ou moins « sensibles » qui se doivent d'être protégées et correctement traitées. C'est pour cela que TALKR a pour objectif l'application maximale des préconisations du RGPD dans les plus brefs délais.
Dans ce processus de mise en conformité, nous souhaitons vous garantir une sécurité optimale avec de meilleurs engagements. C'est pourquoi, nous avons déjà désigné une personne qualifiée (Correspondant Informatique & Libertés) qui est devenue notre DPO (Data Protection Officer). Le DPO est une personne externe à notre société qui a pour mission de s'occuper de la mise en conformité et de l'établissement de tous les processus et vérification de nos applications pour atteindre l'objectif de sécurité maximale des données.
Confidentialité des données
TALKR.ai prend la confidentialité très au sérieux. La discrétion et la protection de vos données personnelles sont une chose naturelle pour nous. Nous apprécions votre confiance et nous nous efforçons de protéger vos données personnelles de la meilleure façon possible.
Talkr traite vos données obtenues à travers les fichiers d'adresses, les commandes et/ou les devis de manière strictement confidentielle. Votre adresse e-mail ou vos données personnelles ne sont jamais communiquées à des tiers.
Notre objectif est d'adapter notre site en ligne et notre offre d'informations aux désirs et préférences individuels. Pour ce faire, vos données et préférences sont de haute importance. Il est d'usage pour beaucoup de sites internet de rassembler des données impersonnelles, comme par exemple une page que vous avez déjà visitée, ou un navigateur que vous avez utilisé. Ces données sont seulement utilisées pour des statistiques et ne peuvent donc pas être liées à vous directement.
Transferts de données personnelles hors EEE
Certains destinataires de vos données personnelles peuvent se situer en dehors de l'Espace Économique Européen ou de pays désignés comme adéquats par la Commission Européenne. Lesdits transferts de données seront effectués moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles, techniques et organisationnelles, en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Personnes et entreprises recevant des informations personnelles
Les informations personnelles sont partagées avec les employés de TALKR© responsables de la gestion des clients, des prospects, des commandes, des contrats et du support informatique. De plus, ces informations personnelles peuvent également être partagées avec des sous-traitants tels que des hébergeurs ou des fournisseurs de logiciels qui agissent selon les directives de TALKR©, ou avec d'autres entités responsables du traitement des données, comme les prestataires de paiement, les banques ou les conseils.
Ces destinataires gèrent les informations personnelles conformément à leurs propres politiques de confidentialité sous leur propre responsabilité.
Sous-traitants et services tiers
Dans le cadre de son activité, TALKR© fait appel aux sous-traitants suivants pour le traitement de certaines données personnelles :
- Google LLC (États-Unis) - Google Analytics (mesure d'audience, chargé uniquement après consentement) et Google Fonts (affichage typographique).
- HubSpot Inc. (États-Unis / Irlande, serveurs EU) - Formulaire de contact et prise de rendez-vous sur la page contact. Cookies :
__hssrc,__hstc,_hssc. - FormSubmit.co (États-Unis) - Transmission des formulaires de téléchargement de ressources (cahier des charges). Seule l'adresse e-mail professionnelle est transmise, sans stockage permanent côté FormSubmit.
Il est possible que certains de ces prestataires transfèrent les données du client en dehors de l'Union européenne. TALKR© s'efforce de garantir que ces sous-traitants respectent les lois en vigueur et, le cas échéant, que les transferts en dehors de l'Union européenne offrent un niveau de protection adéquat ou des garanties suffisantes (un document à ce sujet est disponible sur demande auprès de TALKR©).
Si la loi l'exige, TALKR© peut être amené à partager des données en réponse à des réclamations déposées contre l'entreprise ou pour se conformer à des procédures administratives et judiciaires.
Les droits du client concernant ses informations personnelles
Le client a certains droits concernant ses informations personnelles, notamment :
- Droit d'accès - Le droit d'accéder à ses informations personnelles, y compris des informations détaillées fournies dans cette politique de protection des données.
- Droit de rectification - Le droit de corriger des informations personnelles incorrectes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement - Le droit d'effacer ses informations personnelles si elles ne sont plus nécessaires pour les objectifs initiaux de collecte ou si le client s'oppose au traitement de ses données personnelles. Ce droit peut ne pas s'appliquer dans certaines situations, par exemple, si les données sont nécessaires pour gérer un contrat ou se conformer à des obligations légales.
- Droit à la limitation - Le droit de limiter le traitement de ses informations personnelles, en particulier lorsqu'il y a un désaccord sur l'exactitude des données ou lorsque les données ne sont plus nécessaires mais doivent être conservées pour des raisons légales.
- Droit à la portabilité - Le client peut demander que ses données personnelles soient transférées à un autre responsable du traitement ou obtenir une copie lisible de ses données.
- Droit d'opposition - Le droit de s'opposer au traitement de ses informations personnelles, sauf s'il existe des raisons impérieuses pour TALKR© de continuer le traitement.
- Directives post-mortem - Le droit de définir des directives concernant le traitement de ses informations personnelles après sa mort.
Le client peut exercer ces droits à tout moment en contactant TALKR© :
Par courrier : TALKR© – DPO – 55 av Marceau 75116 Paris
En ligne : via le formulaire de contact sur le site internet.
Cookies
TALKR© utilise des cookies sur son site internet pour faire fonctionner le site, mesurer l'audience, améliorer les performances et activer la fonction de chat. Certains de ces cookies sont gérés par des partenaires ou des tiers.
Vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser les cookies, soit globalement, soit pour des finalités spécifiques. Si vous donnez votre accord, vous pouvez le retirer à tout moment en utilisant la plateforme de gestion des cookies. Cependant, le refus des cookies peut entraîner l'indisponibilité de certaines fonctionnalités, comme la fonction de chat.
Cookies fonctionnels
| Nom du cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| talkr_cookie_consent | Sauvegarde les choix en matière de consentement des cookies. | 12 mois |
| HubSpot | Personnalise les informations recueillies par HubSpot. | 12 mois |
Cookies de mesure d'audience et de performance
Ces cookies sont utilisés pour compter les visites sur notre site et pour identifier d'où provient le trafic. Cela nous permet d'évaluer et d'améliorer les performances de notre site. Ils nous aident à repérer quelles pages sont les plus ou moins populaires, contribuant ainsi à améliorer la convivialité de notre site.
| Nom du cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| _ga / _ga_* | Cookie de mesure d'audience Google Analytics. | 2 ans / 2 ans |
| __hssrc | Cookie de mesure d'audience HubSpot. | Fin de session |
| __hstc | Cookie de mesure d'audience HubSpot. | 6 mois |
| _hssc | Cookie de mesure d'audience HubSpot. | 30 minutes |
Désactivation des cookies de tracking Google Analytics : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr
Annexe - Détails du traitement des données
Trois principaux outils de compliance sont utilisés : le registre des activités, l'étude d'impact et le DPO.
Durées de rétention des données
| Catégories de données | Durée de rétention |
|---|---|
| Informations générales (nom, adresse, effectif…) | Toute la durée du Contrat de Service. Après résiliation : 6 mois (réquisition potentielle). |
| Logs des appels | 1 mois sur les serveurs TALKR. |
| Enregistrements des appels | 6 mois sur le Dashboard. |
| Logs SMS | 1 an sur les serveurs des fournisseurs SMS. |
| Contenus SMS | 1 an maximum, supprimés dès la résiliation. |
| Logs MMS | 1 an sur les serveurs des fournisseurs. |
| Contenus MMS | 1 an maximum, supprimés dès la résiliation. |
| Logs Webhooks | 1 mois. |
| Emails transactionnels | TALKR ne stocke pas d'historique d'email transactionnel contenant des informations Clients. |
| Contact CRM | 1 à 5 ans à partir du dernier échange actif. |
| Contact créé manuellement | Supprimé manuellement par le client ou à la résiliation. |
| Contact synchronisé CRM | Désynchronisation possible via le dashboard TALKR. |
| Contact récupéré par webhook | Supprimé à la résiliation sur demande du Client. |
| Transcription des appels et messages vocaux | 30 jours. |
| Numéro utilisateur (SSO) | Toute la durée du Contrat de Service. |
| Base de connaissances Client (chatbot/voicebot) | Durée définie par l'Administrateur sur le Dashboard. |
| Historique conversation chat (Target First) | 1 mois à compter de la création de la donnée. |
CGU révisées - Confidentialité renforcée
La confidentialité des données a toujours été un sujet majeur de TALKR. Nous avons donc renforcé encore les clauses concernant la confidentialité des données personnelles.
Traitement des données clients cartographiés
Mise en place d'un listing de traitements effectués sur les données personnelles. Nous effectuons 3 grands types de traitements pour le compte de nos clients :
- L'envoi de mails d'alertes, SMS, dialogues sur différentes plateformes vers les utilisateurs
- Le recueil des interactions et conversations des utilisateurs
- La fourniture de statistiques détaillées de l'utilisation de TALKR
Sécurité des traitements et des données personnelles
Afin de sécuriser au mieux les données personnelles, TALKR a toujours eu une politique de réduction des données utilisateurs stockées sur notre plateforme & conservation pendant la durée du traitement.
| Objet du traitement | Formulaire de contact et chatbot | Création de compte TALKR | Prospection commerciale |
|---|---|---|---|
| Données collectées | Dénomination sociale, nom/prénom, e-mail, téléphone mobile du représentant légal et contact privilégié. | Identique | Identique |
| Finalités | Échanges précontractuels, réponse aux demandes de renseignements. | Conclusion du contrat, traitement des commandes, facturation, paiement, SAV, gestion des litiges. | Envoi de newsletters et offres promotionnelles, recontacter le client, études statistiques. |
| Base légale | Exécution du contrat (mesures précontractuelles) ou intérêts légitimes de TALKR. | Exécution du contrat, obligations légales (comptables). | Intérêts légitimes de TALKR (prospection via HubSpot). |
| Durée de conservation | 1 mois – 5 ans | Tant que le compte est actif. Archivage : 1 mois – 5 ans après suppression. Factures : 10 ans. | 5 ans à compter du dernier contact émanant du client. |
Audits de sécurité (2021, 2023)
Audit de sécurité physique
- Tentative d'hameçonnage
- Tentative d'obtention d'informations auprès de la team
Audit de sécurité virtuelle
- Tentative de hacking par malware, cyberattaque, usurpation de compte
- Préconisations pour améliorations de nos systèmes
- Divulgation malveillante de données
- Perte de confidentialité
Une question sur la protection de vos données ?
Pour toute question relative à notre politique RGPD, vous pouvez nous contacter :
TALKR© – DPO – 55 avenue Marceau, 75116 Paris