Les Chatbots RH : des Chatbots qui discutent

Répondre aux demandes des salariés via des chatbots

Ce n'est pas une illusion.. L'innovation technologique leur a permis de s'intégrer facilement dans la relation client, mais également dans le service RH. Leur intervention devra logiquement changer le processus de recrutement.

Petit rappel : qu'est-ce qu'un chatbot ?

C'est un programme informatique qui a été conçu pour converser comme un humain. L'intelligence artificielle agit en fonction de la complexité des échanges avec les humains. Agent conversationnel, robot conversationnel, etc les chatbots ont plusieurs dénominations, mais ce qu'il faut retenir, c'est que ce programme permet une discussion entre un robot et un humain. Ce sont surtout les entreprises d'e-commerce qui ont recours à cette technologie pour faciliter les ventes en quelques clics et l'émergence des chatbots sur Facebook Messenger a favorisé cette progression rapide.

Les chatbots RH: fonctionnement

Les chatbots RH ont été conçus pour répondre rapidement aux demandes des salariés sur des questions basiques comme les congés payés, les retraites, la paie, etc. Les grandes enseignes telles que Groupama, Axa, PSA ou encore Axa ont décidé de faire confiance au potentiel des chatbots. Le chatbot permet d'affirmer sa présence 24 heures sur 24, et apporter les réponses à de questions basiques. Le chatbot aide les candidats à trouver le bon interlocuteur pouvant répondre parfaitement à leur demande.

du lendemain ?

L'entretien qui se fait 100 % avec un robot créé beaucoup de réactions et surtout une levée de boucliers. Pour mieux comprendre le processus de recrutement avec un chatbot, il faut tout d’abord comprendre le mode de fonctionnement de Jop Pal. Les candidats doivent répondre à des questions basiques et pré-programmées comme "quelle est la plus belle expérience de votre carrière ?". "quelles sont les compétences que vous admirez le plus". Les réponses que fournira le candidat pour servir de base pour l'analyse du potentiel du candidat. Bien évidemment, le chatbot ne sont encore dans ses débuts.

Si vous avez déjà ce nouveau mode de recrutement, ou que vous avez vécu une expérience remarquable avec les chatbots, racontez-les nous !

FAQ - Chatbots RH et demandes des salaries

Quelles demandes RH un chatbot peut-il traiter automatiquement pour les salaries ?

Les demandes RH automatisables par un chatbot sont celles qui ont une reponse standardisee et documentee : questions sur les conges (soldes disponibles, procedures de demande, jours feries), questions sur la paie (date de virement, acces aux fiches de paie, explication des lignes de bulletin), questions sur les avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, remboursement transport), questions sur les procedures internes (acces aux outils, processus d'onboarding, demandes IT), et demandes d'information sur les politiques de l'entreprise (teletravail, notes de frais, deplacements). Ces demandes representent generalement 60 a 70% du volume de sollicitations recues par les equipes RH. En les automatisant, les RH recuperent du temps pour les dossiers qui necessitent du conseil, de la mediation ou du jugement humain.

Comment un chatbot RH assure-t-il la confidentialite des donnees des salaries ?
La confidentialite est un enjeu critique pour un chatbot RH car il traite des donnees sensibles (salaires, sante, situation familiale). Les mesures necessaires sont : l'authentification avant acces aux donnees personnelles (le chatbot verifie l'identite du salarie avant d'afficher ses informations), le chiffrement des echanges et des donnees stockees, la limitation de l'acces aux donnees au strict necessaire pour repondre a la question posee, la journalisation des acces pour permettre l'audit, et la conformite RGPD avec un traitement base sur une finalite explicite et un consentement. Les conversations du chatbot RH ne doivent pas etre accessibles aux managers directement : cela creerait un risque de surveillance et briserait la confiance des employes. Une politique claire sur la duree de conservation des conversations doit etre definie et communiquee.

Comment introduire un chatbot RH sans susciter de resistance de la part des equipes ?

La resistance vient souvent de la crainte que le chatbot remplace les employes RH ou surveille les salaries. Pour la lever : communiquer clairement que l'objectif est de liberer les RH des questions repetitives pour qu'ils se concentrent sur l'accompagnement, impliquer les equipes RH dans la definition du perimetre et du contenu (ils savent mieux que personne quelles questions sont posees), tester en beta avec un groupe volontaire avant le deploiement large, et recueillir activement les feedbacks pendant les premieres semaines. La transparence sur les capacites et les limites du chatbot est essentielle : les salaries doivent savoir ce qu'il peut faire, ce qu'il ne peut pas faire, et comment acceder facilement a un RH humain pour les sujets sensibles ou complexes.

Un chatbot peut-il gerer des entretiens d'evaluation ou des feedbacks manageriaux ?

Un chatbot peut faciliter la collecte de feedbacks structures : enquetes de satisfaction, barometre social, eNPS (Employee Net Promoter Score), evaluation a 360 degres sous forme de questionnaire. Il peut rappeler automatiquement les delais, centraliser les reponses et generer des syntheses. En revanche, conduire un vrai entretien d'evaluation individuel est au-dela des capacites actuelles d'un chatbot : cela implique une ecoute active, une adaptation au contexte personnel, une negociation sur les objectifs et une relation de confiance entre manager et collaborateur que le chatbot ne peut pas reproduire de facon authentique. La limite est donc claire : le chatbot facilite la logistique et la collecte de donnees, l'humain reste responsable de la relation d'evaluation et du developpement des personnes.

Quels indicateurs permettent de mesurer l'impact d'un chatbot RH sur la charge des equipes ?

Les KPIs pertinents pour un chatbot RH sont : le volume de questions traitees automatiquement par mois (et l'evolution dans le temps), le taux de questions resolues sans escalade vers un RH humain, le temps moyen de reponse avant et apres deploiement (les questions par email peuvent prendre 2 a 3 jours, le chatbot repond en secondes), et le taux de satisfaction des salaries apres interaction avec le chatbot. Cote RH, l'indicateur cle est le nombre d'heures liberees sur les taches repetitives, mesurable en comparant le volume de mails et appels RH entrants avant et apres le deploiement. Une reduction de 30 a 50% du volume de sollicitations repetitives est couramment observee apres 3 mois, ce qui correspond a plusieurs heures par semaine recuperees par les equipes.