Depuis quelques années, le service client dans les entreprises s’est vu doté d’un nouveau type d’agent de centre d’appels qu’est le callbot. Encore appelé voicebot, cet agent virtuel fait des prouesses en ce qui concerne l’expérience et la relation client. Comment ça marche et comment l’installer dans une société ?

Quel est l’intérêt de cette technologie ?

Pour un service client, la gestion d’un flux d’appels importants n’est pas une tâche aussi facile. Parallèlement, de nombreuses entreprises connaissent des difficultés de recrutement et souhaitent améliorer le quotidien de leurs employés pour limiter le turn-over.

De ce fait, installer des callbots, c’est :

• pouvoir résoudre les problèmes des appelants sans mobiliser des agents ;
• réduire d’environ 40 % le temps moyen de traitement des appels ;
• augmenter d’à peu près 10 % la satisfaction de vos clients en raison de la disponibilité (fonctionnel 24h/24) ;
• garantir la sécurité et la confidentialité des conversations.

Ils sont basés sur les technologies les plus innovantes en intelligence artificielle conversationnelle et sont connus sous d’autres noms tels que :

• voicebots ;
• agents vocaux phonebots ;
• agents virtuels ;
• etc.

Comment procéder pour installer des callbots dans une entreprise ?

L’installation d’un callbot se déroule en 4 grandes phases.

L’identification du besoin

La mise en place d’un agent conversationnel vocal n’est pas le véritable objectif que vous souhaitez atteindre. La finalité de cette installation est de trouver les différents cas d’usages qui peuvent être robotisés.

Ainsi, avant d’entamer ce projet, il est important d’identifier vos besoins et d’énumérer les raisons de votre décision.

Le cadrage

Après avoir identifié les cas d’usage, vous pouvez à présent lancer le projet. Vous devrez embaucher un chef de projet calldesk pour accompagner chaque client. Celui-ci dispose d’une vision d’ensemble du produit et a pour rôle d’établir un lien entre l’équipe de calldesk et les différents groupes de personnes de l’entreprise.

L’objectif principal de l’étape de cadrage est de construire le système en créant le scénario concordant au cas d’usage identifié. Grâce à une interface claire et intuitive, le chef de projet pourra imaginer un script pour les clients, sans oublier de s’adapter à leur contexte.

L’expérimentation

Cette étape est essentiellement centrée sur le suivi du changement. En fait, pour une mise en place réussie du nouveau système, il est important de revoir le niveau des différents groupes et celui du processus existant.

Ici, le chef de projet reste concentré sur l’accompagnement des diverses équipes de l’entreprise. L’implication de chacun des agents est primordiale pour prouver comment l’installation du callbot simplifie les petites tâches. Les ressources humaines pourront alors gérer uniquement les interactions à plus forte valeur ajoutée.

Le système sera ainsi testé par les différentes équipes (le calldesk et les équipes-clients). Leurs retours permettront d’apporter les dernières modifications au script pour offrir une belle expérience aux appelants.

Enfin, le système peut être utilisé sur un nombre minimal de contacts sur une période donnée pour vérifier sa viabilité.

La production

La phase d’expérimentation et l’atteinte des objectifs fixés, notamment en ce qui concerne la satisfaction de vos clients, doivent être une parfaite réussite. Ce n’est qu’après cela que le système peut enfin être déployé sur tout le flux téléphonique de votre entreprise.

Ce n’est pas pour autant la fin du processus. Le chef de projet doit suivre et accompagner son client au quotidien.

Les technologies digitales ont tellement évolué ces derniers temps qu’il est possible d’engager un robot pour s’occuper de l’assistance conversationnelle avec tous vos clients. Économique et efficace, cette nouvelle fonctionnalité vous permet d’optimiser la relation avec vos clients tout en assurant un service de qualité. Les concepteurs comme Kwalys ont pour but d’assurer une meilleure expérience avec le client.

À quoi sert un assistant conversationnel au téléphone ?

Depuis l’arrivée de la crise sanitaire, le monde numérique a pris une place importante dans notre vie quotidienne. Quel que soit le domaine d’activité, le recours à un conseiller reste toujours une évidence pour répondre aux besoins des clients. C’est dans cette perspective que l’assistant conversationnel au téléphone a été mis en place par des experts en informatique et en matière de conception de bot. Dès que vous avez le moindre doute ou une question, vous pouvez tout de suite y trouver des réponses adéquates. En effet, le bot peut converser à tout moment et à n’importe quel endroit. Il suffit d’être connecté sur votre mobile et c’est parti pour une série de questions.

Comment fonctionne un assistant conversationnel au téléphone ?

Tout comme un téléconseiller, un assistant conversationnel téléphonique a comme mission principale de répondre aux questions du client. Pour cela, il a été programmé avec des questions et les éléments de réponse qui s’y rapportent. Pour que la conversation soit le plus naturelle possible, les réponses fournies sont conçues pour répondre correctement aux attentes du client. Par exemple, s’il s’agit des questions se rapportant à la santé, particulièrement le virus actuel, le bot peut fournir les informations nécessaires pour y faire face. De plus, les réponses données par le bot sont vérifiées méticuleusement pour éviter une éventuelle erreur. Ainsi, la personne qui contacte le service aura la même impression qu’avec un assistant humain malgré l’aspect virtuel.

Où trouver un concepteur d’assistant conversationnel adapté à vos besoins ?

De nos jours, beaucoup d’experts en informatique proposent de réaliser la conception d’un assistant conversationnel téléphonique. Pour assurer une meilleure qualité, l’équipe de Kwalys est prête à relever le défi avec vous. Il existe deux moyens de communication avec l’assistant, soit par le biais de textos (dans ce cas, on l’appelle chatbot), soit par le voicebot consistant à contacter immédiatement votre assistant en lançant un appel téléphonique. La conception de cet outil devrait être également disponible sur les réseaux sociaux. Pour mieux l’adapter à vos attentes, vous pouvez fournir toutes les réponses avec le maximum d’informations possibles.

Quels sont les avantages de l’assistance conversationnelle ?

Pour développer une entreprise, il faut commencer par créer un lien solide avec les clients, un moyen pour installer un climat de confiance entre les deux côtés. Fonctionnant de manière automatique, l’assistance conversationnelle permet de répondre rapidement et correctement à toutes les demandes. En gardant cette relation en bon terme, il est plus facile pour les sociétés commerciales ou sites de vente en ligne de fidéliser leurs clients. Plus les services sont bons, plus les clients seront plus disposés à s’engager dans une expérience d’achat satisfaisante.